Yhdistyksen toimintaan osallistuvat henkilöt

Rekisterin nimi   

Kiuruveden 4H-yhdistyksen toimintaan osallistuvat henkilöt  

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus   

Kiuruveden 4H-yhdistyksen toimintaan osallistuvien henkilöiden tiedot niiltä osin, kun ne ovat tarpeellisia toiminnan toteuttamiseksi. Rekisteristä löytyy niiden lasten, nuorten ja aikuisten henkilötietoja, jotka osallistuvat yhdistysten järjestämään toimintaan. Toiminta koostuu kerho-, leiri- ja kurssitoiminnasta, projekteista, tapahtumista ja tapaamisista. Henkilötietoja kerätään toiminnan toteuttamiseksi ja tilastoimiseksi sekä toiminnasta tiedottamiseen.   

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät   

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:  

Osallistujan nimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite sekä mahdolliset sairaudet tai allergiat, jos ne tulee ottaa huomioon toimintaa järjestettäessä.  

Alaikäisten henkilöiden osalta myös huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.  

Toiminnan yhteydessä otettuja kuvia. Kuvaamiseen kysytään lupa leiri-, kerho- ja kurssi-ilmoittautumisen yhteydessä.  

4H-yrittäjien osalta kerätään tietoa yritysten liiketoiminnasta, kuten liikevaihdosta.  

Rekisteri sisältää seuraavat rekisteröityjen ryhmät:  

Leireille osallistuvat lapset  

Kerhotoimintaan osallistuvat lapset  

4H-kursseille osallistuvat nuoret  

4H-yrityskursseille osallistuvat nuoret  

4H-yrittäjät 

Tapahtumiin ja tapaamisiin osallistuvat lapset, nuoret ja aikuiset  

Toimintaan osallistuvat vapaaehtoiset, kuten 4H-yritysohjaajat  

Hanketoimintaan osallistuvat   

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet  

Toimintaan osallistuvien henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen toiminnan toteuttamiseksi, kuitenkin enintään viiden vuoden ajan (perusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Toiminnan yhteydessä otettuja kuvia voidaan hyödyntää toiminnasta tiedottamiseen viiden vuoden ajan (perusteena rekisteröidyn suostumus).  

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)  

Tiedot kerho-, leiri- ja kurssitoimintaan, projekteihin sekä tapahtumiin ja tapaamisiin saadaan ilmoittautumislomakkeista (sähköiset/paperiset) sekä toimihenkilöiden sähköposteista. Tietoja tallennetaan toimihenkilöiden tietokoneiden kovalevylle. Ilmoittautuneiden tiedot tulostetaan tapahtumiin paperille.   

Tietojen säännönmukaiset luovutukset  

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Poikkeuksena on sellainen toiminta, joka lähtökohtaisesti järjestetään yhteistyössä toisen tai useamman osapuolen kanssa (tämä tuodaan aina ilmi).   

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle  

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.  

Rekisterin suojauksen periaatteet  

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.   

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen  

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.  Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.   

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus  

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.  Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.   

Valitusoikeus  

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.